Зарплатные налоги и отчетность

Сдают все работодатели независимо от формы собственности и системы налогообложения.
Представлять отчет надо ежеквартально. Крайний срок – до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Унифицированного бланка новой отчетности нет. Сдавать ее надо по форме, которую рекомендуют региональные центры занятости.

В отчете надо указать численность следующих работников:
– мужчин, которые родились в 1959 году и ранее;
– женщин 1964 года рождения и ранее.

Помимо количества сотрудников в отчете укажите наименование, ИНН и КПП.
Штрафы
Если проигнорировать новую обязанность и не сдать отчет, грозит штраф в размере 5000 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ)

Раз в год сдавать в ИФНС сведения о среднесписочной численности (ССЧ) должны все организации (индивидуальные предприниматели, привлекавшие в указанный период наемных работников) (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Срок сдачи сведений – до 20-го января года, следующего за отчетным.

Если у вас нет работников, подайте сведения, указав ССЧ - 0 человек (Письмо Минфина от 04.02.2014 N 03-02-07/1/4390).
По обособленным подразделениям отдельно сдавать сведения не надо. Работников ОП учтите при расчете ССЧ по организации в целом.

Штрафы
Штраф за непредставление сведений о численности - 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Форму СЗВ-СТАЖ за год сдайте в ПФР вместе с описью ОДВ-1. В обеих формах в позиции "Тип сведений" поставьте "X" рядом со словом "Исходная".

В разд. 3 СЗВ-СТАЖ по каждому работнику построчно укажите периоды, когда он работал и когда не работал - был в отпуске, на больничном, отсутствовал по другим причинам. Даты начала и окончания каждого периода впишите в графы 6 и 7. Для неотработанных периодов дополнительно укажите в графе 11 код из Классификаторов. Например, ДЛОТПУСК - для оплачиваемого отпуска, ВРНЕТРУД - для больничного, ДЕТИ - для отпуска по уходу за ребенком до полутора лет (п. 2.3 Порядка заполнения).

По работнику, уволенному в отчетном году, графу 14 заполняйте, только если день увольнения 31 декабря, - тогда поставьте в ней "X" (п. 2.3.36 Порядка заполнения).

Графы 8 - 10, 12 и 13 заполняйте, если работник трудится в условиях, дающих право на досрочную пенсию. Укажите в них коды из соответствующих Классификаторов.

Разделы 4 и 5 не заполняйте - они нужны только в СЗВ-СТАЖ при оформлении пенсии (п. 2.4 Порядка заполнения).
В описи ОДВ-1 в поле "Отчетный период (код)" поставьте "0". В разд. 3 укажите количество работников, отраженных в СЗВ-СТАЖ. Раздел 4 не заполняйте. Раздел 5 заполняйте, только если заполнили графы 9, 10 и 12 разд. 3 СЗВ-СТАЖ (Порядок заполнения).

Для работников по гражданско-правовым договорам в разд. 3 СЗВ-СТАЖ укажите периоды работы в графах 6 и 7, а в графе 11 - "ДОГОВОР" или "НЕОПЛДОГ" (п. 2.3.5 Порядка заполнения).
Срок сдачи – 01 марта года, следующего за отчетным.

Штрафы
Отчеты в ПФР - СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ сданы не вовремя или с ошибками - 500 руб. за каждое лицо, сведения о котором поданы с опозданием или ошибкой (ст. 17 Закона № 27-ФЗ, Письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602).

СЗВ-М должны сдавать все организации и те индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Нулевой СЗВ-М не бывает. Даже если в компании только генеральный директор, который является единственным учредителем, СЗВ-М все равно надо сдать (Письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846).
СЗВ-М на 25 человек и больше сдавайте в электронном виде. На меньшее число работников можно сдать сведения на бумаге (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

В СЗВ-М укажите данные всех работников, которые трудились у вас в отчетном месяце, в т.ч. тех, кто в нем уволился, и тех, у кого не было никаких выплат.

 Работников по гражданско-правовым договорам подряда или оказания услуг показывайте так же, как и работников по трудовым договорам.

 Учредителей показывайте, если они занимают в вашей компании какую-нибудь должность или работают по ГПД.

 Для исправления ошибок используйте СЗВ-М с типами «отмн» – отменяющая и «доп» – дополняющая.

 Отменяющая форма нужна для отмены ошибочных данных. Например, вы включили в СЗВ-М человека, который у вас в отчетном периоде не работал. Сдайте СЗВ-М с типом «отмн», указав данные только этого человека.
Дополняющая форма нужна, чтобы сообщить сведения, которых в исходной СЗВ-М не было вообще, или верные данные вместо отмененных. Так, если забыли указать в СЗВ-М работника, сдайте только на него корректирующую форму с типом «доп».

Чтобы исправить ошибку в ФИО, ИНН или СНИЛС работника, сдайте две корректирующие СЗВ-М:
• первую – с типом «отмн». В нее перенесите данные о работнике из ошибочной формы;
• вторую – с типом «доп». В ней укажите верные данные.

Подтверждать основной вид деятельности должны все организации ежегодно. От этого зависит тариф взносов на травматизм на текущий год (п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства N 713).
Основной вид деятельности - тот, по которому вы получили больше всего выручки за прошлый год (п. 2 Порядка подтверждения).
Для подтверждения сдайте в ФСС три документа:

• заявление,
• справку-подтверждение 
• копию пояснений к балансу за прошлый год.

Для малых предприятий, которые не сдают пояснения, достаточно заявления и справки (п. 3 Порядка подтверждения).
Заполняя документы, коды видов деятельности укажите по новому ОКВЭД 2 (Информация ФСС). В справке доходы показывайте без НДС, в графе с численностью работающих поставьте прочерк.
Срок сдачи справки и других документов для подтверждения основного вида деятельности – 15 апреля года, следующего за отчетным.
Если опоздаете с подачей документов, ФСС установит тариф по тому виду вашей деятельности из ЕГРЮЛ, у которого самый высокий класс профессионального риска (п. 13 Правил).
Из ФСС вы получите уведомление о тарифе на текущий год. До тех пор взносы на травматизм начисляйте по тарифу прошлого года. Если тариф изменится - пересчитайте их (п. п. 4, 11 Порядка подтверждения).

Отчетность по страховым взносам
• Расчет по страховым взносам – ежеквартально, срок сдачи – 30-е число месяца, следующего за отчетным периодом.
• 4-ФСС – ежеквартально, срок сдачи – 20-е число (на бумаге) или 25-е число (в электронном виде) месяца, следующего за отчетным периодом.

 Штрафы для плательщика страховых взносов

 Неуплата налогов и страховых взносов - 20% суммы, не уплаченной из-за занижения базы или иной ошибки в расчете. За умышленную неуплату - 40% (ст. 122 НК РФ, ст. 26.29 Закона № 125-ФЗ).

 За неуплату авансовых платежей или несвоевременную уплату правильно рассчитанного в декларации налога штрафа не будет (Письма Минфина от 24.05.2017 № 03-02-07/1/31912, ФНС от 26.07.2018 № СА-4-7/14490@).

 Не вовремя сдан расчет по страховым взносам - 5% взносов к уплате по расчету за последние три месяца, не уплаченных в срок, за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф - 30% не уплаченных в срок взносов, минимальный - 1 000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ, Письмо ФНС от 09.11.2017 № ГД-4-11/22730@).

Не вовремя сдан 4-ФСС - 5% суммы взносов на травматизм к уплате по опоздавшему расчету за последние три месяца, за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф - 30% начисленной по расчету суммы взносов, минимальный - 1 000 руб. (п. 1 ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ).

Все страховые взносы - на обязательное пенсионное страхование (ОПС), обязательное медицинское страхование (ОМС), взносы на обязательное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) и травматизм считайте на последнее число месяца отдельно по каждому работнику и каждому виду взносов (п. 1 ст. 421, п. 1 ст. 431 НК РФ):

Тариф взносов на ОПС - 22%, на ОМС - 5,1%, на ВНиМ - 2,9% (ст. 426 НК РФ). Тариф взносов на травматизм зависит от вашего основного вида деятельности.

 В базу включайте выплаты, начисленные работнику с начала года. Заработок по предыдущему месту работы в базе не учитывайте (Письмо Минтруда от 12.11.2015 № 17-4/ООГ-1569).

 В базу для расчета взносов на ВНиМ включайте все облагаемые выплаты, не превышающие предельной величины - 815 000 руб.

 В базу для расчета взносов на ОПС включайте все облагаемые выплаты. Но выплаты, превышающие предельную величину - 1 021 000 руб., облагайте по тарифу 10%.

 В базу для расчета взносов на ОМС и на травматизм включайте все облагаемые выплаты. Предельной базы по ним нет.

 При применении упрощенной системы налогообложения можно применять пониженные тарифы страховых взносов (Письма Минфина от 25.01.2018 N 03-15-06/3961, ФНС от 26.04.2018 N БС-4-11/8096@), если:
• ваши доходы за текущий год не более 79 млн руб.;
• не менее 70% общей суммы ваших доходов - доходы, связанные с одним из видов деятельности из пп. 5 п. 1 ст. 427 НК РФ.

 Если оба условия выполняются, начисляйте взносы:
• на ОПС - по тарифу 20% с выплат, не превышающих предельную базу, с выплат сверх базы взносы не начисляйте;
• на ВНиМ и ОМС - по тарифу 0%.

 Взносы на травматизм всегда начисляйте по обычным тарифам - по ним льгот нет.

 Взносы на ВНиМ с выплат по гражданско-правовым договорам платить не надо. Взносы на травматизм начисляйте и платите в ФСС, только если это прямо предусмотрено договором подряда или оказания услуг (пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).
Взносы на ОПС и ОМС надо начислить (Письмо Минфина от 21.07.2017 N 03-04-06/46733).

Срок уплаты – 15-е число следующего месяца.

С доходов работника-резидента налоговый агент исчисляет НДФЛ нарастающим итогом с начала года по ставке 13%. Доходы можно уменьшить на вычеты (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Налог удерживайте при выплате денег.

 Срок уплаты НДФЛ с аванса и зарплаты один - следующий день после выплаты зарплаты.

 Формально НДФЛ с аванса удерживать не надо (Письмо ФНС от 29.04.2016 N БС-4-11/7893). Однако если зарплата за вторую половину месяца начислена не будет (работник заболел, ушел в отпуск за свой счет), удержать налог, исчисленный с аванса, будет не из чего. Поэтому проще выплачивать работнику аванс за вычетом НДФЛ, а налог перечислять вместе с НДФЛ с зарплаты за вторую половину месяца.

 Не перечисляйте НДФЛ раньше выплаты зарплаты. ИФНС не учтет налог как уплаченный. И, чтобы погасить задолженность, придется уплатить НДФЛ заново (Письмо ФНС от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@).
Платите НДФЛ в свою ИФНС, а за работников обособленного подразделения - по месту учета ОП.

 Отчетность по НДФЛ
• расчет 6-НДФЛ – ежеквартально, срок сдачи – последний день месяца, следующего за отчетным периодом.
• справки 2-НДФЛ – ежегодно, срок сдачи – 01 апреля года, следующего за отчетным.

 Если у вас есть ОП, сдавайте отчетность по месту его учета.

 Штрафы для налогового агента по НДФЛ

 Неудержание, неуплата, несвоевременное перечисление НДФЛ - 20% неуплаченной суммы (ст. 123 НК РФ).
Не вовремя сдан 6-НДФЛ - 1 000 руб. за каждый полный и неполный месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).
Не вовремя сдана 2-НДФЛ - 200 руб. за каждую опоздавшую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Ошибки в 6-НДФЛ или 2-НДФЛ - 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).